Innovationsdriven upphandling genom hackathons

(There’s an english version of the article, available here)

Vi tog chansen att intervjua Mikael Hautala från Industryhack. Mikael har arrangerat flera öppna innovationstävlingar, sk ”hackathons” i både offentlig och privat sektor. Detta har används som ett verktyg för val av lösning och partner i både privat och offentlig sektor. Företag som använt hackathons inkluderar Stora Enso, Airbus och från offentlig sektor finns bla. Helsingfors stad. Konceptet har använts i Finland, Estland och Tyskland. En huvudorsak till varför dessa organisationer valt att använda hackathons är att de sökt en mer innovativ och snabbare, upphandlingsprocess.

Hej Mikael. Vad lite mer exakt är ett ”hackathon?”

Ett hackathon skall ses som en del av en innovationsdriven upphandling. Det inleds med att en kund beskriver ett utmanande problem som de vill ha löst. Under 2-3 dagar tävlar ett antal team från olika leverantörer om att skapa den bästa lösningen. Av de leverantörer som anses ha den bästa lösningarna väljs 1 -2 ut, för att under några månader utveckla en pilot. Efter pilotfasen upphandlas sedan den slutgiltiga lösningen.

Vilka är de främsta fördelarna med att upphandla med hjälp av hacktathons?

En huvudorsak till att kunder använder hackathon är för att de söker innovation. Kunden vill snabbt hitta den bästa lösningen på ett prioriterat problem i deras verksamhet. Man kan säga att hackathon är ett bra verktyg att använda när:

  • du söker innovativa lösningar för att uppnå ett effektmål
  • du har en bra vision, men saknar kunskap och resurser för att effektivt kunna nyttja strategiska möjligheter

Hackathon ger dig som kund möjlighet att nå små, innovativa leverantörer, med rätt kunskap och mindset.

I den offentliga sektorn är det ett sätt att nyttja skattemedel på ett effektivt sätt, eftersom du får möljgheten att prova flera parallella spår för en billig peng, hitta den lösnings som funkar bäst, och slutligen ges möjlighet att skala upp den. Detta skall jämföras med med traditionellt tillvägagångssätt där allt satsas på ett kort (en lösning, en leverantör), bara för att upptäcka långt senare att det inte fungera som bra som tänkt (ofta med kostsamma förseningar som följd).

Låt oss ta leverantörsperspektivet, vilket är de viktigaste uppsidorna för en leverantör?

Hackathons möjligör för små, innovativa och ofta unga företag att tävla med större leverantörer under hyggligt jämbördiga förutsättningar. Detta eftersom det är kvaliteten på lösningen som bedöms i första hand, snarare än hur många resurser du kan tillhandahålla.

Anta tex. att ett gäng specialister nyligen startat ett nytt företag. I en traditionell upphandling filtreras du ut direkt i kvalifieringen eftersom ett standardkrav ofta är ”redovisa ert årsbokslut sedan 3 år tillbaka”. I ett hackathon premieras i huvudsak den bästa lösningen, vilket ger dessa leverantörer en chans att visa vad de går för först.

En annan uppsida är att leverantörerna får interagera direkt med beslutsfattarna hos kunden, vilket gör det lättare att bena ut det verkliga behovet.

Den återkoppling vi fått från leverantörer som deltagit är att processen är snabb och smidig. Vi på Industryhack ser till att alla praktiska arrangemang är lösta (plats, hotell, mat, agenda..) vilket gör att leverantörerna kan fokusera 100% på problemet som skall lösas.

Vilka förberedelser krävs från en leverantör till ett hackathon?

Det börjar med att kundens utmaning beskrivs och kommuniceras med potentiella leverantörer. Leverantörerna som är intresserade ansöker sedan om deltagande i hackathonet. Utifrån ansökningarna väljs sedan ett antal leverantörer ut för deltagande. Exempel på kritierer för urval i dennna fas kan vara referenser på tidigare innovationer, samt att teamet’s sammansättning är mångsidig.

Får en leverantör betalt för sitt deltagande?

Ja! Som leverantör delar du med dig av din expertis och av din tid. Detta är värdefullt! Alla team som deltar i hackathonet får en grundersättning för sitt deltagande. De teamen som vinner (dvs går vidare til pilotfasen) vinner sedemera kontraktet och får betalt för att bygga piloten.

Vilken är den mest innovativa och oväntade lösningen du har sett på ett hackathon?

Vi har sett många både bra och oväntade lösningar genom åren. Men en kommer jag speciellt ihåg!

Vi hjälpte ett företag som hanterade återvinning, och på deras mark lagrades stora högar av träflis. Dessa träflishögar kan bli upp till 12m höga, och de står normalt utomhus. När det regnade vätte detta ned träflisen. När det sedan torkade så torkade ytan, men mitten av träflishögen var fortsatt fuktig. Detta gjorde att träflisen möglade, vilket minskade effektiviteten i den efterföljande förbränningen, när träflisen omvandlades till elektricitet.

Så, hur bäst lösa detta problem?

Ett företag dök upp på hackathonet med en stor bok om svampar samt ett urval av svampprover från USA i platpåsar. Det speciella med dessa var att de närdes av mögel. De placerade den multna träflisen i plastpåsarna och voilà, svamparna omvandlade den angripna delarna till läder. Lädret kunde sedan samlas in och användas i textilindustrin. Det tyckte jag var en ganska cool lösning och definitivt ingen vi skulle ha kunnat komma på på egen hand.

Vad kan vara en utmaning i offentlig sektor som passar bra ihop med innovationsdriven upphandling?

Om jag skall välja ut en utmaning i offentlig sektor så kan det tex. vara en utmaning kopplat till digitalisering, tex ”hur kan vi bäst nyttja öppet data”

Om jag vill pröva på ett hackathon som kund, hur skulle jag komma igång?

Du följer helt enkelt den process som beskrivs här, eller om du vill kan du även ringa oss. Det vi bidrar med förutom de praktiska arrangemangen är även ett community av innovativa företag som vi kan hjälpa dig nå för ett hackathon.

Superintressant, hackathons kan ses som ett ”code camp” på sterioder. Hoppas på att vi kan se dessa komma till användning snart i Sverige.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *