Hur kommer man ifrån ett arv av gamla system och tar steget mot uppskattade digitala tjänster? Detta är berättelsen om TLV’s resa som är i högsta grad pågående. En av nycklarna i att bryta mönstret var att att upphandla med hjälp av Agila kontrakt.
Berätta lite kort om TLV?
Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket, TLV, är en statlig myndighet som beslutar om vilka läkemedel och förbrukningsartiklar som ska ingå i läkemedelsförmånerna, som också kallas högkostnadsskyddet. TLV beslutar även vilken tandvård som ska omfattas av högkostnadsskyddet i det statliga tandvårdsstödet. TLV bedriver även tillsyn.
Vilka var drivkrafterna bakom att ni valde att upphandla med agila kontrakt?
TLV behövde hitta nya arbetssätt för att höja effekt och kvalitet i arbetet med ärenden i vårt största IT-objekt (FLIS) och med det följde att vi behövde göra beteendeförändringar.
Vi hade dåliga erfarenheter av långa, stora projekt, där det varit svårt att anpassa och ändra efter ändrade förutsättningar. Vi ville minska riskerna genom att skapa förutsättningar för direktkommunikation mellan användare och utvecklare. Vi ville väldigt gärna har ett utvecklingsteam på TLV för att kunna fokusera på täta delleveranser.
En förutsättning för att uppnå detta var ett nytt synsätt/förhållningssätt av ledning och av alla i hela verksamheten (det skulle inte betraktas som ett utvecklingsprojekt). Det hade vi inte när vi gick in i upphandlingen, men vi visste att vi behövde det och la in sådana mål i upphandlingen (ex. om utbildningsinsatser).
Ni började med att tidigt definiera effektmål för arbetet, kan du nämna ett exempel på ett effektmål?
Nedan är två exempel – kan inte välja ett av dem, du får välja! – de är båda väldigt viktiga för vår verksamhet.
| Effektmål | Mätvariabler | Önskat målvärde | Datakällor | Dagens baseline | Frekvens mätning |
|---|---|---|---|---|---|
| [1] Tillförlitlighet och kvalité i ärendehanteringsprocesserna ska förbättras | Behov av registervård minskar | 1/mån | Ärende-hanteringssystem | 10/mån | 4 ggr/år |
| Automatiska kontroller på viktiga parametrar (t ex, handläggare, pris) ska öka | 10 kontroller | Levererad utveckling | 4 kontroller | 4 ggr/år | |
| Publicering av PV-listan sker inom beräknad tid (4:e arbetsdagen i månadskörningen) | 0 arb.dgr fördröjning | Datum publicerad lista i system T jmf lista på webben | 2,6 arbetsdagar fördröjt | 2 ggr/år | |
| [2] Graden av självservice för apotek och läkemedelsföretag vid anmälningar, ansökningar och bekräftelser till TLV ska öka | Andel e-ansökningar ska öka | 98 procent | FLIS | 79% | 2 ggr/år |
| Apoteket och läkemedelsföretag anmäler tillgänglighet/otillgänglighet via självservice (e-portal) | 100 procent | FLIS | N/A | Efter leverans | |
| Bekräfta tillhandahållande sker via självservice (e-portal) | 100 procent | FLIS | N/A | Efter leverans |
Vilka var de tidiga lärdomar ni drog av upphandlingen?
När vi började arbeta med behoven/effektmålen och kravspecifikationen till upphandlingen visste vi nog inte riktigt vad det var vi skulle uppnå.
Själva upphandlingsprocessen var en mycket bra läroprocess. Vi gjorde dessutom om den, så vi fick öva extra mycket! Det som blev tydligt redan då var hur noga vi måste vara med vad vi ville få ut av utvecklarna, vad de skulle ge oss och vilken kompetens och förhållningssätt de måste ha för att kunna leverera det. Tidigare hade vi upphandlat en leverantör, som vi förväntade oss skulle göra som vi ville ha det, utan att vi hade specificerat det mer än mycket övergripande och i generella termer.
Ni har ni kommit en bit in på implementationen, kan ni dela något om hur utfallet blivit så långt?
Att ha ett team på plats har blivit mycket bra! Möjligheten att diskutera utvecklingsinsatserna – i stort och i detaljerna – öga mot öga, när som helst under dagen, är en ny värld. Undrar hur vi kunde klara oss förut…. Det ställer dock större krav på kontakt med verksamheten. Det är löst genom att vi har en produktägare som är mycket väl insatt i verksamheten. Vi har dessutom anställt en IT-arkitekt som även kan ta idéer och arbetssätt vidare till övriga IT-objekt.
Sen är jag också nyfiken, har detta på något sätt påverkat TLV?
Vi får leveranser snabbt. Vi har redan fått förändringar genomförda, som har varit ”skav” i verksamheten i flera år. Det har nog ändrat synen på potentialen i både utvecklingen av FLIS och vad ett utvecklingsteam kan göra.
Det faktum att vi på riktigt pratar agila arbetssätt och kan se hur teamet arbetar med tavla och möten, gör det lättare att överföra på övrig verksamhet. Alla enheter kommer efter denna vår också att ha genomgått grundläggande utbildning i ”agilt arbetssätt och förhållningssätt”. Vi har mycket kvar att göra, men det är inget vi kommer att släppa.
Detta förhållningssätt överensstämmer också väldigt väl med andra arbets- och förhållningssätt vi pratar om och försöker hålla levande i verksamheten (ex. tillitsfull ledning och kollektiv intelligens).