Hur Wunderkraut håller budget och bygger långsiktiga relationer med Agila kontrakt

”Som kund skall man kunna göra karriär genom att jobba med oss”

Vad är Wunderkraut? Wunderkraut är en helt ovanlig webbyrå i Stockholm. Som många andra dynamiska och kreativa byråer sitter de i klassiska renoverade fabrikslokaler med högt i tak, öppna ytor och med ett trumset i mitten. Men det som utmärker är ledningens nyfikenhet, engagemang och passion för sin personal. Och hur långt man har kommit i att använda agila metoder för lyckade projekt.

Wunderkraut är inte precis några nybörjare på Agila kontrakt. De började experimentera med Agila kontrakt så tidigt som 2010 och till dags dato har man levererat runt 100 projekt med hjälp av Agila kontrakt.

Vi träffade webbstrategen Tomas Persson och affärsutvecklaren Fabian von Tiedemann på Wunderkraut för att lära oss av deras erfarenheter.

Hur startade ni med Agila kontrakt?

Vi har jobbat Agilt sedan lång tid tillbaka. Vi började med Scrum internt, gick vidare med Devops och slutligen ställde vi oss frågan: varför inte löpa hela linan ut och även integrera kunden i den agila processen?

Det gjorde att vi började titta på alternativa avtalsformer. Vi började med att använda Almegas tjänsteavtal 2010 (att växla från fastpris till att köpa sprintar, sk ”time and material” förf. Anm.). När Almegas Agila standardavtal kom ut började vi använda dem istället.

Vad var er tidiga erfarenhet?

Vi lärde oss tidigt att det svåra var inte att få en signatur på avtalet av kunden utan att få dem att verkligen förstå vad avtalen innebar. Vårt motto är att så fort som du eller kunden börjar titta i avtalet under ett projekt så har du misslyckats med att bygga det förtroende som krävs och att skapa inställningen att ni löser problem tillsammans.

Att gå från fastprisavtal till löpande räkning är ett ganska stort steg. Hur bygger ni förtroende hos kunderna?

För nya kunder försöker vi tidigt identifiera minsta möjliga projekt och överträffa förväntningarna samtidigt som vi utbildar kunden i det agila arbetssättet istället för att djupdyka i långa kontraktsförhandlingar. På så sätt bygger vi ett ömsesidigt förtroende och lär känna varandra samtidigt som vi ökar sannolikheten att få större uppdrag längre fram, när kunden ser att de får ett bra värde för sin investering.

En annan sak som är mycket viktigt är att hålla tid och budget. Eftersom beställaren har en enorm makt hur budgeten används påpekar vi tidigt att ”ju fler åsikter om detaljer du har som kund desto dyrare kan det att bli”.

Det viktigaste dock att ha rätt personer både hos kunden och hos oss med ombord. Och att de förstår sina roller (mer om det längre ned).

Men att köpa en tjänst (sprintar) är något annat än ett Agilt kontrakt, eller hur?

Det stämmer. När du köper en viss leveranskapacitet (sprintar) så blir projektansvaret större. Men eftersom vi har lång erfarenhet av Agilt arbete känner vi oss trygga att hantera alla kontaktytor hos kunden.

Ett Agilt kontrakt har en eller flera styrande principer för att reglera risk. Den första är en pris- och incitamentsmodell som fördelar risken mellan kund och leverantör. Det andra som särskiljer ett Agilt kontrakt är en tydlig beskrivning av hur man tänker jobba ihop (”projektbeskrivning”) samt även en uppdelning mellan fasta och övriga krav (uppdragsbeskrivning). Vi har skrivit flera Agila kontrakt och det bör förtydligas att även när vi använder tjänsteavtal brukar vi fortfarande ha uppdragsbeskrivning och en projektbeskrivning hämtad från det Agila kontraktet. Det som varierar är egentligen vilken risk och incitamentsmodell som används.

En utmaning är dock att många kunder är relativt svaga beställare. De är ofta i behov av ledsagning för kunna beställa rätt saker. När de kommer och skall beställa vet de i grova drag vad de vill ha men sällan i detalj. Eller att de fokuserar på fel detaljer. I de fallen är det klokt att hålla avtalet enkelt – istället för att lura sig själv att tro att man vet mer om vad som skall beställa än vad man egentligen gör (t. ex. för att avtalet kräver det). Vi har med åren lärt oss att coacha kunderna vilket gör att vi känner oss trygga oavsett avtalsform. Men har du inte bevisad erfarenhet av lyckade agila projekt eller är osäker på kundens/leverantörens mognad rekommenderar vi att man börjar med ett renodlat Agilt kontrakt.

Hur kan man coacha kunderna att ta stegen från fastpris till ett Agilt kontrakt?

Ett bra sätt är att synliggöra för kunden hur osäker deras kravbild egentligen är, borra i detaljerna i ett krav genom att ställa frågor. Ganska snabbt kan båda parter då se hur pass osäker kravbilden egentligen är. Och för att minska osäkerheten i kraven krävs det enorma förstudier som tyvärr ofta skapar liten nytta. På det sättet blir även kalkylen med ett Agilt kontrakt tydligt för kunden.

Hur ser processen ut?

Inledningsvis tecknas ett Agilt kontrakt. Det har två bilagor, Projektbeskrivning ( beskriver hur vi tänker jobba) samt Uppdragsbeskrivning (Vad som skall göras).  Vi skapar normalt sett projektbeskrivningen. I den finns även en högnivåprioritering för vad som ska styra projektet främst: budget, tid eller funktionalitet.

Uppdragsbeskrivningen skall ses som ett levande dokument, kraven kommer ju att revideras efterhand. Inledningsvis innehåller den syftet samt några högnivåkrav (1 rad per krav för att hålla det enkelt!). Under koncept- och designfasen förtydligas dessa och en initial productbacklog skapas ihop med kunden. Den betas sedan av i sprintar vilka avslutas med en demo.

Hur ser en typisk projektorganisation ut?

Projektorganisationerna kan variera beroende på kund, åtagande och erfarenhet man byggt ihop. En en typiskt projektorganisation kan se ut så här:

Kund: Produktägare som prioriterar vad som skall utvecklas, (kraven) i en produktbacklog.

Leverantör: En projektledare som också är Agil kravställare är den regelbundna kontaktytan samt en projektdirektör plus ett utvecklingsteam. Projektledaren och projektdirektören är våra representanter i styrgruppen.

Styrgrupp, behövs det i ett Agila projekt?

Faktum är att det är en väldigt viktig funktion för både oss och våra kunder. Glöm inte att mycket handlar om att bygga förtroende, skapa transparens och hantera och undanröja risker. Styrgruppsarbete handlar mycket om förväntanshantering. Förutom att fatta beslut om ramar har styrgruppen även transparens i riskloggen. Det gör att kunderna kan påverka sin organisation på rätt nivå vid behov, precis som vi kan påverka vår organisation.

Vad är kundernas erfarenheter av era leveranser genom Agila kontrakt?

”Som ideell organisation är priset viktigt. Wunderkraut är inte billigast, men tack vare en arbetsmetod där vi som kund är med och styr projektet har det visat sig att vi nu kan hålla budget och dessutom få högre kvalité genom att prioritera det som ger störst nytta för organisationen. Vi får helt enkelt mer värde för pengarna än med tidigare lågprisleverantörer!”
– Magnus Sternljung, Ung Företagsamhet

 

”Vi brukar skämta om att vi betalar väldigt dyrt för att höra Wunderkraut säga ordet VARFÖR? Vad är det de inte fattar? Men utan den enträgenheten och verkliga nyfikenheten skulle vi inte ha den struktur, framtidsplan och sajt som levererar värde som den vi har idag.”
– Pontus Grensman, Digital Business Development, Forma Publishing Group

 

”De har aldrig sålt på mig något jag inte behöver. Det är långsiktigt tänkande från första stund. Såväl i relationen som i leveransen.”
– Oscar Liljencrantz på Bostadsrätterna

Vad skulle du rådge någon som vill börja med Agila kontrakt?

Det första rådet är att redan från början vid införsäljningen coacha kunderna att köpa värdet av det som utvecklas (det som ökar min försäljning/kundnytta) istället för funktionen. Har kunden börjat anamma Lean Startup-filosofin i sin affärsverksamhet passar Agila kontrakt perfekt.

En annan sak vi erfarit är vikten av att hålla avtalet enkelt. Även med ett Agilt kontrakt finns det risk att gå bort sig i detaljer. Vi har lärt oss att hålla våra avtal korta. De är sällan över 4-5 sidor. Det är viktigare att få igång ett fungerande samarbete och bygga förtroende än att snöa in sig på detaljer i avtalet. Målet är att lyckas tillsammans, dvs att aldrig behöva gå tillbaka till avtalet.

Tack Wunderkraut för er tid, vi hoppas på att få återkomma och höra mer spännande exempel framöver.