Mattias Skarin intervjuar Tomer Shalit tidigare Utvecklingschef på Ping Pong AB, ett företag i e-learning branschen med offentliga kunder såsom landsting, universitet, kommuner och även större privata företag. Under vintern bistod han ett företag inom utbildningsväsendet att utföra en större Agil upphandling.
Mattias funderar på varför han inte fikar oftare med Tomer
M: Vad var er tidiga erfarenhet med att arbeta Agilt med era kunder?
T: Vår tidiga erfarenhet av att jobba agilt kom från arbete med våra befintliga kunder. Vi hade genomfört gemensamma projekt där de gjort en nogrann kravspec, de fått vad de beställde men vid leverans insåg de att det inte var det de vill ha. Det var frustrerande och dyrt för alla parter. För de kunderna var det inte så svårt att komma överens om att istället försöka med ett agilt arbetssätt, där de kunde justera beställningen under leveransens gång.
M: Hur gör ni en Agil beställning?
T: Vi börjar med att göra en förstudie som vi leverera och tar betalt för separat. Syftet är att kunden skall kunna ha den som upphandlingsunderlag, dvs ta den och gå till vilken leverantör som helst. Det ger också oss en möjlighet att känna på hur det är att jobba med kunden.
M: Använder ni LOU?
T: Vi behöver strikt sett inte använda LOU, men vi har valt en transparens och tillvägagångssätt för att hitta bästa möjliga lösning som följer LOU’s intention. Vårt angreppsett står inte i konflikt med LOU.
M: Vilka är de viktigaste komponenterna i bra upphandlingsunderlag?
T: Tre saker:
1. Roller – vilka roller som använder systemet
2. Flöden – de flöden som skall lösa dessa roller’s behov
3. Stories – Ett antal huvudstories (epics) från flödena.
Vi försöker även beskriva effektmål, men är inte riktigt där ännu. Att bättre beskriva effektmål redan i upphandlingen är nästa utmaning. Skulle vi komplettera denna lista skulle jag lägga till en domänmodell, en visualisering av alla semantiska begrepp som används inom kundens problemområden. En ordlista, men en ordlista som tydligare visar relation mellan ord och mening. Det är många projekt som går fel för att folk använder samma ord, men menar helt olika saker. Största missförstånden sker i felaktigt samförstånd. Det låter kanske akademiskt, men jag tror att slarvigt definierat språk är en av de stora problemen i större projekt. Funkar inte kommunikationen mellan människorna så kommer det för eller senare få svåra konsekvenser.
Kundens kommentar på denna upphandling var ”Många leverantörer var jättenöjda med underlaget. Den var lätt att förstå.”
I just denna upphandling var en del prissatt med fast pris, den andra prissattes separat vilket leverantören fick ge ett bud på.
M: Vad är vinsten med denna approach?
T: Den störa vinsten är jämförbarheten. Det syns tydligt vilka leverantörer som klarar leverera en helhet.
M: Vad är fallgroparna med traditionell kravlista?
T: Det är väldigt lätt som leverantörerna att svara Ja på alla funktioner men inte behöva leverera en helhet. ”Kan du lägga in fakturor – JA”, ”Har du bra prestanda – Ja”.
Men när leverantören tvings följa ett flöde, och visa hur de löser ett problem behöver de visa hur de tänker sig en helhet och inte många små funktioner.
M: Hur visar leverantörerna vad de tänker leverera?
T: Varje leverantör får visa sin förmåga genom att visa en skärmbild och en förklaring hur man löser ett antal stories i upphandlingen.
M: Finns det fler parametrar i hur ni väljer leverantör?
Varje leverantör måste också berätta lite om sig själv. Vad de har för omsättning, referenser etc.
M: Var är största utmaningen för kunderna när de skall beställa?
T: Att det är väldigt mycket lättare för kunden att beskriva lösning än behovet. Det gäller alla sammanhang jag upplevt. Att ”gå bakåt” och artikulera varför man vill ha en viss lösning är svårare än vad man tror. Som leverantör måste man på ett snällt sätt säga till kunden ”Du tror du vill ha x men det stämmer kanske inte, om vi tar oss tiden att ta reda på varför du vill ha x så kanske vi kan komma på en ännu bättre lösning”. Men att inleda en kundrelation med att säga: ”Du vet inte vad du vill egentligen” är inte riktigt vad man är skolad till som säljare.
M: Finns det fler viktiga bilagor i avtalet?
T: Absolut. Hur kunden och leverantören tänker jobba ihop är en central sådan. I en bilaga så beskrivs åtagandena för kunden och leverantören för ett fungerande samarbete. Åtagande för kunden är tex. Deltagande på demo, tillgång till personal för acceptanstest.
M: Vad är vårt största missförstånd ang. LOU?
T: Det största missförståndet är att du måste ha en nogrann funktionsspec. Mycket ärvs från gamla upphandlingar. Det som är viktigt i LOU är transparens och att man skall kunna se bedömingskritierierna och att dessa skall vara objektiva. Det är et djupt rotat missförstånd att en kravspec i form av funktionsbeskrivningar är mer objektivt kriterium än en behovsbeskrivning. Jag anser att det är precis tvärt om.