Hur skall organisationen se ut som realiserar effektmålet?
En något förenklad beskrivning av uppdraget som formas via ett Agilt kontrakt är att vi upphandlar kompetens och förmåga. Vi formar således en implementationsorganisation där kund och leverantör(er) ingår. Denna ger vi uppdraget och mandatet, att hitta rätt lösning på effektmålet.
Uppdraget har några givna ramar:
- Effektmålet är beskrivet och mätbart
- Tid och budgetramar är satta
- Hur vi arbetar (organisation och process) är beskrivet.
Det göra det sista steget – forma och beskriva organisationen – samt beskriva hur vi samverkar (processen) behöver göras innan det Agila kontraktet kan anses färdigt. Detta beskrivs i Samverkansbilagan till det Agila kontraktet. Två nyckeldelar inom process är självfallet inkrementell leverans och ständigt lärande.
Principer Organisation
Det finns några grundläggande principer att ta i beaktning när organisationen formas
- Speglingsprincipen – Ledande roller skall finnas speglade både hos kund och leverantör. Detta för att säkerställa transparans och förhindra ett vilseledande kunskapsövertag.
- Samlokaliseringsprincipen – Att fysiskt sitta och verka på samma plats är en central nyckelfaktor för framgång. Detta är centralt för att varje indvid skall få en tydlig målförståelse, för att bygga förtroende och ansvarskänsla, för att skapa förmågan att leverera samt för att forma en proaktiv problemlösningsförmåga.
(not: Sett över en längre tidslinje kan delar av implementationsorganisationen verka på distans efter att ha fasats in på plats, men detta under förutsättning att det inte påverkar förtroende mellan parterna negativt. Ledande roller samverkar på samma plats under hela projektet fram till mål)
Roller och ansvar för kund och leverantör
Kunden förbinder sig att
- Vara en aktiv part i projektet
- Prioritera (kontinuerligt i tid, under projektets gång)
- Styra mot effektmålet (inkluderar kontinuerligt mäta och följa upp)
- Ge återkoppling på leveranser inom en given tidsram
- Användarvänlighetstesta leverabler
- Träna upp verksamhetspersonal
- Delta aktivt i problemlösning och ständig förbättring
Leverantören förbinder sig att
- Vara en aktiv part i projektet
- Styra mot effektmålet
- Leverera på utsatt tid
- Genomföra kvalitetsverifiering och test av leveranser
- Dokumentera projektet (tex. status, risklogg)
- Delta aktivt i problemlösning och ständig förbättring
Det är värt att notera att projektdokumentationsansvaret normalt åligger leverantören.
Exempel
Hur implementationsorganisationen ser ut styrs av effektmålet, verksamhetsområdet och av valet av process. Vill du se exempel på hur den kan se ut för byggnation och infrastruktur, kika på Karlstad Sjukhus. Vill du se exempel från Digitalisering och IT, se länken nedan.