Har leverantören hos sig grundläggande kunskap som krävs för att lyckosamt genomföra uppdraget? Det är frågan som kan valideras med hjälp av en kompetensmatris.
Detta steg kan användas för att minska antalet deltagare som går vidare i processen, men det bör alltid kompletteras med reell demonstrerad förmåga som uppvisas på plats, tex via intervju, code camp eller utvecklandet av en prototyp.
Lite om styrkor och svagheter med tekniken
Den eleganta delen av tekniken är att den ställer krav på den samlade kompetensen som behövs i teamet, inte på individnivå.
En svaghet med en kompetensmatris är att levarantören rankar sig själv, vilket kan skapa ett incitament för optimistiska tolkningar. En annan svaghet är att den ställer krav på att kundens har aktuell branchkunskap så att kunskapsmatrisen är välavväg och stämmer med marknadsutbudet. Om kunskapsmatrisen kvalificerar får hårt, riskerar du att filtrerar bort bra kandidater för tidigt (det är lätt att kalibrera detta fel).
Viktigt att tänka på
- Lyssna redan i dialogfasen hur leverantörerna skulle sätta ihop ett team givet ditt effektmål. Våga fråga och lär dig av deras insikter.
- Ange kompetensen för teamet som helhet, inte per individ. Detta ökar möjligheterna att sätta ihop ett effektivt team för leverantörerna då ett team kan byggas så att deltagarna kompletterar varandra.
- År i branchen, är ofta missvisande som spetskunskapsindikator. Inom nya teknikområden kan det mycket väl vara så att spetskompetensen finns hos personer med mindre år i branchen, men som arbetat i rätt miljöer.
- Ange kunskapsnivåer i skalor. Var restrektiv med skallkrav som eliminerar flexibilitet i teamsammansättning på ett för tidigt stadium. Du vet ju inte på förhand om just ditt tänkta dreamteam finns tillgängligt på marknaden, ej heller om det är helt rätt sammansättning för uppgiften.
- Skriv in i avtalet att leverantören inte får byta ut medlemmar i teamet utan kundens uttryckliga medgivande. Detta för att förhindra att oseriösa leverantörer sätter i system att byta senior kompetens till junior, så snart projektet kommig igång.
- Om leverantörerna självrankar sin kompetens – bygg i så fall in optioner i upphandlingsunderlaget som medger att du kan validera kompetens med hjälp av uppföljande intervjuer i de enstaka fall oskäkerhet uppstår. På så sätt kan du undvika felaktiga antaganden, både underskattning (jag skriver bara det som jag tror är relevant för uppgiften, men jag kan mycket mer) samt överskattning (jag skattar min kompetens högre än vad den är för att kunna gå vidare i upphandlingen).