Vi träffade en av skaparna bakom det Svenska Agila kontraktet, Henrik Gavelli. Diskussionen ledde snabbt in på området innovation och upphandling.
Vi konstaterade att idén bakom innovationsupphandling är god, men vi missar målet. Innovationsupphandling styr in parterna i ett förfarande (upphandlingssätt) – snarare än i ett ändrat beteende : att skapa innovationshöjd genom att beställa på effektmål och behov snarare än krav.
Du är säljchef på Redpill Linpro, berätta lite vad ni gör och hur ni oftast kommer i kontakt med upphandlingar?
Redpill Linpro är ett IT företag som hjälper sina kunder i deras digitala transformation genom de tre hörnstenarna API & Integration, automation och DevOps. Vi gör det med strategier, åtagande, produkter och drift.
Du var med i framtagandet av det Agila kontraktet. Vilka var utmaningarna?
Jag var med i framtagandet av branschorganisationen IT&Telekomföretagens initiativ till att ta fram ett standardavtal för agila projekt. I gruppen fanns jurister, experter på agila projekt och jag med erfarenhet av att sälja och leverera agila projekt till kunder och den avtalsvånda som kan uppstå.
Min egen väldigt praktiska erfarenhet och vilja att ta fram ett avtal för agila projekt bottnar i svårigheten att balansera risk och förtroende i relationen mellan leverantör och kund.
Om kunden gör en upphandling utan att känna till leverantören alls och inget förtroende har kunnat byggas i upphandlingsprocessen så kommer kunden att välja en avtalsform med många detaljerade krav och en leverans till fast pris med hårda krav på viten. All risk förflyttas till leverantören och kunden kan i princip låta sina jurister följa upp projektet. Man har skapat en terrorbalans där avtalet helt styr utfallet av projektet. Kunden vill få ut så mycket som möjligt och styr gärna med viten som piska. Leverantören å sin sida försöker minimera sina risker genom att minimitolka alla ingående krav. I denna terrorbalans fokuserar båda parter på riskminimering istället för värde och effekt. Leverantören måste också ta betalt för de risker som ett avtal med stora viten innebär. Leverantören kan mycket väl jobba agilt internt i sitt projekt men samverkan med kund blir minimal.
Om kunden istället har en lång relation med leverantören eller på annat sätt skapat sig ett stort förtroende för den leverantör man väljer att jobba med så väljer kunden ofta ett rent löpande avtal där man köper in ett antal resurser och timmar och tillsammans arbetar mot det mål som man pekat ut. Risken förflyttas till kunden. Risken minimeras av kunden genom i första hand förtroende vilket ofta fungerar bra för de som samverkar i projektet men brukar vara lite mer svårsmält för kundens jurister. I projektet går det ofta bra att jobba agilt fullt ut med ett tätt samarbete mellan leverantör och kund för att nå den nytta och effektmål man eftersträvar.
Så antingen tar leverantören all risk eller så tar kunden all risk.
I första fallet kan det bli höga kostnader för kunden då leverantören behöver ta betalt för risken och i andra fallet kan osäkerheten bli för stor för kunden, framförallt för inköps och avtalsansvariga jurister på kundens sida.
Som ett svar på en detta har ett standardavtal för agila projekt tagits fram av IT&Telekomföretagen för att försöka hitta en balans mellan kund och leverantör där man kan mötas med en lagom dos risk på varje sida där båda parter kan fokusera på effekt och nytta för kunden.
Innovationsupphandlingar är ju rätt mycket i ropet, berätta lite om utmaningarna som ni som leverantör, ser när kunder försöker ta det i bruk?
Innovationsupphandling i sig är ett lite märkligt ord tycker jag. Innovation för innovationens egen skull har inget större värde. Det är snarare en effekt och ett värde man vill uppnå och den kan förvisso åstadkommas genom innovation.
Det är inte ovanligt att bl.a myndigheter gärna vill diskutera innovation och vill ligga i framkant för att nyttja nya möjligheter men när det sedan kommer till upphandling fastnar man i gamla tankebanor.
Anbudsförfrågan innehåller sedan alltid delar som innebär att man ska ange flera referensuppdrag där man gjort exakt det som kunden efterfrågar, helst i Sverige och helst på en liknande myndighet. Vad händer med nytänkande och innovation om man bara frågar efter något som har gjort flera gånger förut.
Vad skulle man ha frågat efter?
Det viktiga borde vara att beskriva ett framtida läge man vill uppnå och sedan be leverantörerna visa hur de kan hjälpa kunden att uppnå detta läge.
Ett bra sätt att undvika att man bara frågar efter något som har gjorts förut utan krav på innovation är att beskriva effekten av vad man vill uppnå och sedan be leverantörerna beskriva hur de kan lösa det. På så sätt kan man få lösningar som öppnar upp för kreativa svar.
Svårigheten för den upphandlande kunden är att värdera de olika upphandlingssvaren varför det är lätt att falla tillbaka på en traditionell upphandling.
Finns det något råd du skulle kunna ge någon som vill innovera?
Du behöver inte ett helt nytt förfarande för att kunna innovera. Det första steget för att tillåta innovation är att uttrycka önskad effekt och behov i upphandlingen, snarare än produktkrav och referenskrav. Detta öppnar upp interaktionen med leverantören och ger dem ett handlingsutrymma att vara proaktiva. Att göra en upphandlingen utifrån behov snarare än krav ryms redan inom ramen för existerande förfaranden.
Vi får inte heller glömma att vi kan innovera nya arbetssätt och samverkansformer. Ett exempel på detta är samverkan genom Agila kontrakt.
Psst: Intresserad av hur kunder innoverat samtidigt som de levererat 500MSEK projekt, på tid och budget med hjälp av Agila kontrakt? Träffa kunder och leverantörer som gjort det F2F den 28:e April i Köpenhamn.
Anmäl dig här: https://acpn-2016.confetti.events/