Agila kontrakt i större projekt – ERST.dk

Hur kan man lyckas med Agila kontrakt i ett större projekt? Låt oss lära oss av ERST.dk – motsvarigheten till Svenska Bolagsverket.

Kort om bakgrunden

2010 fick myndigheten medel för att lyfta och modernisera 20 system till ny arkitektur. Förutom gammal arkitektur var licenskostnaderna för tekniken betydande.

Tidigt satte två effektmål för moderniseringen – Effektivitet och Användarvänlighet.

Det explicita effektmålet sammanfattades i att ”det skall vara enkelt att vara ett företag i Danmark”.

5 värdefulla erfarenheter

Jesper Thaning var av de aktiva coacherna i detta program. På frågan om 5 saker han skulle rekommendera andra att ta efter sammanfattar Jesper:

  • Colocation – att kund och leverantör arbetat i samma fysiska byggnad har varit centralt för programmets framgång. Det har skapat en hög transparens mellan båda parter där inget kunnat gömmas undan.
  • Låt leverantören beskriva leveransprocessen i sitt svar på upphandlingsförfrågan och lägg in processen i avtalet. Det ger dig en möjlighet att se leverantörens kompetens och hjälper båda parter (kund och leverantör) komma överens om samarbetsformen och sina roller under projektet.
  • Ha riktiga användare som aktiva deltagare i projektet.
  • Använd en extern erfaren facilitator vid retrospektiv och projektavslut. Det gör att dessa tillfällen inte blir tomma möten och att även obekväma problem kommer upp och adresseras.
  • Bryt ned projektet i mindre delar, undvik frestelsen att betrakta det som ett stort ”mega-projekt”.

Detta var upphandlingsstrategin

Istället för en traditionell upphandling valde man en ny och annorlunda strategi.

erst_program_setup

 

Steg 1 – hitta rätt leverantörer

Den approach man valde var att i första steget välja ut 5 leverantörer till ett program. Leverantörerna kvalificerade sig genom att:

  • Ge tidigare referenser på genomförda projekt
  • Beskriva process enligt vilken man kunde leverera mjukvara
  • Gå med på att deltagande team arbetade på plats hos myndigheter (ett absolut krav för att få delta)

Det intressanta med detta upplägg är att deltagande leverantörer å ena sidan är konkurrenter om projekt som startas inom ramen för programmet, men samtidigt delar kunskap och lärande mellan varandra och kund.

Steg 2 – Bryt ut delmängd och initiera delprojekt

20 delsystem och deras processer är ett ganska massivt scope. Ur detta bröts projekt ut (”slice”), se ovan. Varje projekt har de deltagande leverantörerna möjlighet att buda på. Den vinnande parten signar upp projektet med Danmarks version av Agila kontrakt – K03. Det gör att kunden har ett mindre antal projekt igång samtidigt med olika leverantörer.

Steg 3 – Inkrementell leverans

Varje projekt levererar mjukvaran i samverkan med kunden. Leveransen kommer i delleveranser där den slutgiltiga lösningen byggs på stegvis, men alltid med en garanti för att det finns en fungerande lösning (sk inkrementell leverans). Betalning erhålls efter varje godkänd delleverans.

Steg 4 – Lärande mellan projekt

Under pågående projekt samt vid avslutande av projekt genomförs regelbundet ständig förbättringsaktiviteter (sk. Retrospektiv). Noterbart är att både kund och leverantör träffas vid dessa tillfällen och mötena leds av en professionell facilitator. Detta förhindrar att mötena blir ”tysta” tillfällen, och att även känsliga frågor kommer upp på bordet. Erfarenheterna delas mellan projekt och påverkar hur kommande projekt arbetar. Exempel på detta är att kravprocessen steg för steg har preciseras och idag bedrivs på samma sätt över alla projekt.

Utfall

Programmet är fortfarande i rullning, men I dagsläget har 25 projekt levererats – alla på tid. Ett fåtal (3) med något lägre kvalitet än vad som förväntades men den större andelen 22 – mot förväntad kvalitet.

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *