Så gör du effektstyrd upphandling inom LOU – Navigera LOU-guiden

Är det möjligt att upphandla effektstyrt även inom LOU? Självklart är vårt svar. I den här guiden ger vi en översikt över vad du behöver tänka på under upphandlingsprocessen.


Guidens 8 faser

 


Genom att styra projektet med effektmål och mot behov så skapas en röd tråd från upphandling till leverans som ger utrymme för innovation där man kan upptäcka vilka lösningar som skapar rätt effekt under projektets gång.


Vår expertgrupp

Guidens 8 faser innehåller tips och möjligheter inom ramen för LOU samt en kort film till varje del där våra experter delar med sig av sin kunskap. Använd gärna materialet för att stötta en förändring i din organisation.

Expertgrupp Agil upphandling LOU


Intro 1 – Vad är fördelarna med Agila kontrakt?


Intro 2 – Vilka förfaranden passar Agila kontrakt?


Fas1. Behovsanalys

Aktiviteter

  • Sätta effektmål och beskriva de viktigaste behoven.

Tänk på

  • Identifera och sätt effektmålet. Se till att de är möjliga att mäta och följa upp.
  • Det är lätt att bli för detaljfokuserad för fort. Fokusera på effektmålet och förstå och prioritera de viktigaste behoven. Detaljerna sköts i projektet.

Mer lästips

Se vår presentation med konkreta exempel om att beställa på rätt nivå >

Möjligheter att nyttja

  • Följer du LOU’s principer, då har du inga problem med LOU
    LOU’s principer: Likabehandling, Transparens, Proportionalitet, Ömsesidigt erkännande, Icke-diskriminering (förfördelning).

LOU-stöd

  • 4:e kap 2 § – LOU’s principer

Bra fråga att ställa i detta läga

  • Vad vill jag skall bli bättre och för vem, när detta är klart? Beskriv med ett exempel!

Video om behovsanalys


Fas 2. Marknadsdialog och analys

Aktiviteter

  • Orientering över möjligheter.

Tänk på

  • Var öppen, våga fråga.
  • Lista alltid både möjligheter och risker, för varje alternativ.

Möjligheter att nyttja

  • Du kanske inte vill eller orkar prata med alla, men behandla alla lika (likabehandlingspricipen).
  • Du måste inte, (och bör ibland inte heller) dela med dig svaren på en leverantörs specifika frågor till alla andra. Frågor en leverantör ställer kan betraktas som relaterad till leverantörens ingångskunskap, och preferens av lösning.

LOU-stöd

Bra fråga att ställa i detta läge

  • Vilka möjligheter, finns nu, respektive om 2-3 år?
  • Vilken fråga borde jag ställa, som jag inte gjort? (i dialog med leverantörer)
  • Vilka leverantörer vill jag samverka med?

Video om marknadsdialog och analys


Fas 3. Budget och ramar

Aktiviteter

  • Sätt ramarna för tid och budget.

Tänk på

  • Om budgeting och tidsramar är svårt använd oberoende expertis.
  • Att välja vara en aktiv kund kommer vara nödvändig för att nå ett lyckat resultat.
  • Från din sida som kund behöver du minimalt rollerna (i ett utvecklingsprojekt)- produktägare (prioriterar från verksamhetsperspektiv), en teknisk arkitekt (som kan bryta ned stora utmaningar i små) och en projektledare (som följer upp status och problemlöser).

Möjligheter att nyttja

  • Ett enkelt sätt att hitta initial ram för utvecklingsprojekt är att approximera ”Antal utvecklingsteam (som krävs) x ”antal månader för att realisera lösningen. Lägg sedan en liten (10-15%) overhead för ledning och förbättring.

Video om budget och ramar


Fas 4. Upphandlingsunderlag

Aktiviteter

  • Skapa upphandlingsunderlaget.

Tänk på

  • Less is more. Korta och koncisa underlag bjuder in fler kunniga leverantörer.
  • Ett upphandlingsunderlag behöver inte vara längre än 3-4 sidor.
  • Upphandlingsunderlaget bör innehålla:
    – Effektmålen (gärna i en översiktlig effektkarta med målgrupper och behov)
    – Behov (prioriterade, per målgrupp och behoven i sig)
    – Arkitekturskiss över integreringar
    – Ansvarsfördelning och roller
    – Avtalsvillkor
    – Prismodeller
    – Standarder och regelverk som skall tas hänsyn till
    – Immaterielrätt

Mer lästips

Se vår presentation med konkreta exempel om att beställa på rätt nivå >

Möjligheter att nyttja

  • Använd gärna visuellt material i underlaget för att möjliggöra så bra förståelse för situation och behov som möjligt.

LOU-stöd

  • 13, 14, 15:e kap -Vilka krav du kan ställa på leverantören.
  • 9 kap 2 § – Tillgänglighet.
  • 17:e kap – Ändring av avtal.

Bra fråga att ställa i detta läga

  • Vilket är det minimala underlaget som skapar bra översikt?
  • Hur kan jag använda visuella medel, för att förklara situation, problem och behov?

Video om upphandlingsunderlag


Fas 5. Annonsering

Aktiviteter

  • Annonsering för att ny ut till potentiella leverantörer

Tänk på

  • Använd kanaler där dina tänkta leverantörer finns.

Möjligheter att nyttja

  • Har du fört en dialog så vet du sannolikt aktörer som är intressanta och vilka kanaler de finns i.

LOU-stöd

  • 13, 14, 15:e kap -Vilka krav du kan ställa på leverantören.
  • 9 kap 2 § – Tillgänglighet.
  • 17:e kap – Ändring av avtal.

Bra fråga att ställa i detta läga

  • Vilka kanaler behöver jag använda för att nå de leverantörer jag vill nå?

Video om annonsering


Fas 6. Kvalificering och urval

Aktiviteter

  • Fas 6 – Kvalificering och anbudsutvärdering.

Tänk på

  • Förmågeprincipen – Ju högre mognad som bevisats, desto större frihet och ansvar kan ges. Mognad mäts i bevisad förmåga, inte påstådd.
  • Transparensprincipen – Transparens och visat ansvar är grunden för ökat förtroende.
  • Rättviseprincipen – Ekonomisk ersättning måste upplevas som fair. Målet är att ta bort frågan om ekonomi från bordet och kortsiktiga projektbeslut i egenintresse, så att kund och leverantör kan fokusera på att bygga rätt lösning som passar problemet.
  • Code camps är ett effektivt verktyg för att validera bevisad förmåga under anbudsutvärderingen.
  • Använd standardiserade mallar för utvärderingen.

Mer lästips

Se vår guide ”så hittar du rätt leverantör” >

Möjligheter att nyttja

  • Viktning : Förmåga 60-80%, Pris 20-40%.
  • Kvalificering kan delas upp på leverantören, och på vara/tjänst.

LOU-stöd

  • 12 kap 1 § LOU, Om de alternativa grunderna för tilldelning av kontrakt.
  • 12 kap 2 § LOU, Om viktning av tilldelningskriterierna.

Video om kvalificering och urval


Fas 7. Tilldelning

Aktiviteter

  • Tilldelning av avtal.

 


Fas 8. Uppföljning och förändringar under implementation

Aktiviteter

  • Uppstart av projekt och löpande uppföljning av effektmål och leveranser.

Tänk på

  • Följ upp effektmål, minst 1ggr/2mpn.
  • Följ upp leveranser (tid och kvalitet).
  • Följ upp ständig förbättring (att vi blir bättre över tid). Tid från upptäckt av problem till åtgärdat, är en god indikator på projektets problemlösningsförmåga. Använd en risklogg för att följa upp dessa. Ständig förbättring mäts bäst på resultat, exempelvis genom Engagemang, Kvalitet och Cykeltid.
  • God samverkan mellan parterna är en förutsättning för att förbättring skall uppnås.

Möjligheter att nyttja

  • Upphandla mot effektmål, så slipper du att förändringar i krav, blir förändring i avtalsvillkor (i det fall en annan leverantör hade kunnat vinna upphandlingen).
  • En förändring är tillåten, om den understiger 10% av kontraktsvärdet.
  • Trend på cykeltid, dvs. tid från prioritering inför påbörjad utveckling, tills att tänkt användare kan använda lösningen, är ett effektivt mått på förbättring.
  • Avbryt projektet när önskad effekt är uppnådd. 80% av kvarvarande budget tillfaller kunden och 20% leverantören. Incitamentet sätter fokus på uppnådd kvalitet och kallas ”Money for nothing”.

Bra fråga att ställa i detta läga

  • Vilken förbättring har skett under projektets gång?
  • Hur jobbar ni med ständig förbättring?

Video om uppföljning och förändringar under projektets gång


Ett stöd på vägen till fler lyckade upphandlingar

Vi hoppas att guiden kan vara ett stöd på vägen att göra lyckade Agila upphandlingar inom LOU. Kontakta gärna oss om du har frågor, feedback eller om du har ett lyckat exempel att dela med dig av.

Här kan du ta del av de goda exempel på lyckade Agila upphandlingar som vi har samlat hittills >

2 comments for “Så gör du effektstyrd upphandling inom LOU – Navigera LOU-guiden

  1. november 10, 2017 at 12:59 e m

    I guiden för ”Navigera LOU guiden” gällande Marknadsdialog och analys så säger man att:
    ”Du måste inte, (och bör ibland inte heller) dela med dig svaren på en leverantörs specifika frågor till alla andra. Frågor en leverantör ställer kan betraktas som relaterad till leverantörens ingångskunskap, och preferens av lösning.”

    Jag har varit delaktig i ett upphandlingprojekt av ERP system/lösning i Norge vid en större kulturell institution där vi i projektet höll och bjöd in utvalda möjliga ERP-leverantörer till marknadsdialog.

    I Norge hette det att vi inför och vid marknadsdialogen skulle vara noga med att ha upplyst om att allt som sas vid mötet protokollfördes för att kunna bifoga i upphandlingsunderlag för säkerställa likabehandlingprincipen och transparens.
    Det var alltså upp till leverantören att se till att inte ”avslöja” något som de inte ville skulle framkomma gällande deras specifika
    ERP-lösning.

    Varför menar man i guiden att man inte måste (eller bör) dela med sig av svaren på leverantörens specifika frågor?
    Finns det inte då större risk att de leverantörer som inte blivit inbjudna och fått möjlighet att delta vid marknadsdialog
    kan komma att påstå att de som varit med förfördelats och alltså inte likabehandlingprincipen och transparens uppfyllts till fullo?

    Tacksam för svar//Camilla

    Med vänlig hälsning
    Camilla Högström
    Owner & Business Change Management Consultant

    C To How Consulting AB

    • info
      november 14, 2017 at 6:54 e m

      Hej Camilla,
      tack för frågan! Kravet på att dela med sig av information är kopplat till att en leverantör deltar i det förberedande arbetet inför en upphandling. Typiskt sett när en leverantör involveras för att (som en ytterlighet) konsultar kring att ta fram en del av kravspecifikationen. I en sådan typ av situation behöver man säkerställa att alla övriga får tillgång till samma information, givet att den är relevant för upphandlingen.

      Frågan som är aktuell rör dock när en potentiell anbudsgivare ställer frågor till myndigheten som myndigheten svarar på. Det är självklart så att om frågan resulterar i ett krav i upphandlingen, behöver den kommuniceras, men det sker ju genom att kravet konkretiseras i själva upphandlingen. Om en leverantör däremot ställer en fråga om hur köpmönster ser ut, eller någon liknande fråga för att förstå myndigheten, ser jag inte att detta omfattas av informationsskyldigheten. Det är ju en information som inte är nödvändig för att lämna anbud, men den ger en leverantör en viss konkurrensfördel. Samtidigt har alla leverantörer en möjlighet att ställa frågan, så jag vill se likabehandlingen som att alla som ställer frågan får samma svar.

      Sedan kan det ju naturligtvis vara affärsmässigt motiverat för upphandlande myndighet att redovisa svaren på vissa frågor eftersom man då får en bättre konkurrens, men det är ju något annat än det legala och inte i första hand vad du frågade om.

      Det ska väl även poängteras att frågan inte är svart/vit. Den syn jag för fram ska inte dras för långt, d.v.s. att upphandlande myndighet svarar på en fråga till en leverantör, inte skriver upp den i FFU, men ändå tar hänsyn till den i utvärderingen. Men det är ju självklart att det inte är OK.

      Vi kan ju prata mer om frågan den 30/11 på nätverksträffen, men hör av dig innan om det är något du vill prata om i förväg.

      Bästa hälsningar
      /Björn Bergström

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *