Är det möjligt att upphandla effektstyrt även inom LOU? Självklart är vårt svar. I den här guiden ger vi en översikt över vad du behöver tänka på under upphandlingsprocessen.
Upphandlingsprocessens 8 faser
Genom att styra projektet med effektmål och mot behov så skapas en röd tråd från upphandling till leverans som ger utrymme för innovation där man kan upptäcka vilka lösningar som skapar rätt effekt under projektets gång.
Vår expertgrupp
Guidens 8 faser innehåller tips och möjligheter inom ramen för LOU samt en kort film till varje del där våra experter delar med sig av sin kunskap. Använd gärna materialet för att stötta en förändring i din organisation.
Intro 1 – Vad är fördelarna med Agila kontrakt?
Intro 2 – Vilka förfaranden passar Agila kontrakt?
Fas1. Behovsanalys
Aktiviteter
- Sätta effektmål och beskriva de viktigaste behoven.
Tänk på
- Identifera och sätt effektmålet. Se till att de är möjliga att mäta och följa upp.
- Det är lätt att bli för detaljfokuserad för fort. Fokusera på effektmålet och förstå och prioritera de viktigaste behoven. Detaljerna sköts i projektet.
Mer lästips
Se vår presentation med konkreta exempel om att beställa på rätt nivå >
Möjligheter att nyttja
- Följer du LOU’s principer, då har du inga problem med LOU
LOU’s principer: Likabehandling, Transparens, Proportionalitet, Ömsesidigt erkännande, Icke-diskriminering (förfördelning).
LOU-stöd
- 4:e kap 2 § – LOU’s principer
Bra fråga att ställa i detta läga
- Vad vill jag skall bli bättre och för vem, när detta är klart? Beskriv med ett exempel!
Video om behovsanalys
Fas 2. Marknadsdialog och analys
Aktiviteter
- Orientering över möjligheter.
Tänk på
- Var öppen, våga fråga.
- Lista alltid både möjligheter och risker, för varje alternativ.
Möjligheter att nyttja
- Du kanske inte vill eller orkar prata med alla, men behandla alla lika (likabehandlingspricipen).
- Du måste inte, (och bör ibland inte heller) dela med dig svaren på en leverantörs specifika frågor till alla andra. Frågor en leverantör ställer kan betraktas som relaterad till leverantörens ingångskunskap, och preferens av lösning.
LOU-stöd
–
Bra fråga att ställa i detta läge
- Vilka möjligheter, finns nu, respektive om 2-3 år?
- Vilken fråga borde jag ställa, som jag inte gjort? (i dialog med leverantörer)
- Vilka leverantörer vill jag samverka med?
Video om marknadsdialog och analys
Fas 3. Budget och ramar
Aktiviteter
- Sätt ramarna för tid och budget.
Tänk på
- Om budgeting och tidsramar är svårt använd oberoende expertis.
- Att välja vara en aktiv kund kommer vara nödvändig för att nå ett lyckat resultat.
- Från din sida som kund behöver du minimalt rollerna (i ett utvecklingsprojekt)- produktägare (prioriterar från verksamhetsperspektiv), en teknisk arkitekt (som kan bryta ned stora utmaningar i små) och en projektledare (som följer upp status och problemlöser).
Möjligheter att nyttja
- Ett enkelt sätt att hitta initial ram för utvecklingsprojekt är att approximera ”Antal utvecklingsteam (som krävs) x ”antal månader för att realisera lösningen. Lägg sedan en liten (10-15%) overhead för ledning och förbättring.
Video om budget och ramar
Fas 4. Upphandlingsunderlag
Aktiviteter
- Skapa upphandlingsunderlaget.
Tänk på
- Less is more. Korta och koncisa underlag bjuder in fler kunniga leverantörer.
- Ett upphandlingsunderlag behöver inte vara längre än 3-4 sidor.
- Upphandlingsunderlaget bör innehålla:
– Effektmålen (gärna i en översiktlig effektkarta med målgrupper och behov)
– Behov (prioriterade, per målgrupp och behoven i sig)
– Arkitekturskiss över integreringar
– Ansvarsfördelning och roller
– Avtalsvillkor
– Prismodeller
– Standarder och regelverk som skall tas hänsyn till
– Immaterielrätt
Mer lästips
Se vår presentation med konkreta exempel om att beställa på rätt nivå >
Möjligheter att nyttja
- Använd gärna visuellt material i underlaget för att möjliggöra så bra förståelse för situation och behov som möjligt.
LOU-stöd
- 13, 14, 15:e kap -Vilka krav du kan ställa på leverantören.
- 9 kap 2 § – Tillgänglighet.
- 17:e kap – Ändring av avtal.
Bra fråga att ställa i detta läga
- Vilket är det minimala underlaget som skapar bra översikt?
- Hur kan jag använda visuella medel, för att förklara situation, problem och behov?
Video om upphandlingsunderlag
Fas 5. Annonsering
Aktiviteter
- Annonsering för att ny ut till potentiella leverantörer
Tänk på
- Använd kanaler där dina tänkta leverantörer finns.
Möjligheter att nyttja
- Har du fört en dialog så vet du sannolikt aktörer som är intressanta och vilka kanaler de finns i.
LOU-stöd
- 13, 14, 15:e kap -Vilka krav du kan ställa på leverantören.
- 9 kap 2 § – Tillgänglighet.
- 17:e kap – Ändring av avtal.
Bra fråga att ställa i detta läga
- Vilka kanaler behöver jag använda för att nå de leverantörer jag vill nå?
Video om annonsering
Fas 6. Kvalificering och urval
Aktiviteter
- Fas 6 – Kvalificering och anbudsutvärdering.
Tänk på
- Förmågeprincipen – Ju högre mognad som bevisats, desto större frihet och ansvar kan ges. Mognad mäts i bevisad förmåga, inte påstådd.
- Transparensprincipen – Transparens och visat ansvar är grunden för ökat förtroende.
- Rättviseprincipen – Ekonomisk ersättning måste upplevas som fair. Målet är att ta bort frågan om ekonomi från bordet och kortsiktiga projektbeslut i egenintresse, så att kund och leverantör kan fokusera på att bygga rätt lösning som passar problemet.
- Code camps är ett effektivt verktyg för att validera bevisad förmåga under anbudsutvärderingen.
- Använd standardiserade mallar för utvärderingen.
Mer lästips
Se vår guide ”så hittar du rätt leverantör” >
Möjligheter att nyttja
- Viktning : Förmåga 60-80%, Pris 20-40%.
- Kvalificering kan delas upp på leverantören, och på vara/tjänst.
LOU-stöd
- 12 kap 1 § LOU, Om de alternativa grunderna för tilldelning av kontrakt.
- 12 kap 2 § LOU, Om viktning av tilldelningskriterierna.
Video om kvalificering och urval
Fas 7. Tilldelning
Aktiviteter
- Tilldelning av avtal.
Fas 8. Uppföljning och förändringar under implementation
Aktiviteter
- Uppstart av projekt och löpande uppföljning av effektmål och leveranser.
Tänk på
- Följ upp effektmål, minst 1ggr/2mpn.
- Följ upp leveranser (tid och kvalitet).
- Följ upp ständig förbättring (att vi blir bättre över tid). Tid från upptäckt av problem till åtgärdat, är en god indikator på projektets problemlösningsförmåga. Använd en risklogg för att följa upp dessa. Ständig förbättring mäts bäst på resultat, exempelvis genom Engagemang, Kvalitet och Cykeltid.
- God samverkan mellan parterna är en förutsättning för att förbättring skall uppnås.
Möjligheter att nyttja
- Upphandla mot effektmål, så slipper du att förändringar i krav, blir förändring i avtalsvillkor (i det fall en annan leverantör hade kunnat vinna upphandlingen).
- En förändring är tillåten, om den understiger 10% av kontraktsvärdet.
- Trend på cykeltid, dvs. tid från prioritering inför påbörjad utveckling, tills att tänkt användare kan använda lösningen, är ett effektivt mått på förbättring.
- Avbryt projektet när önskad effekt är uppnådd. 80% av kvarvarande budget tillfaller kunden och 20% leverantören. Incitamentet sätter fokus på uppnådd kvalitet och kallas ”Money for nothing”.
Bra fråga att ställa i detta läga
- Vilken förbättring har skett under projektets gång?
- Hur jobbar ni med ständig förbättring?
Video om uppföljning och förändringar under projektets gång
Ett stöd på vägen till fler lyckade upphandlingar
Vi hoppas att guiden kan vara ett stöd på vägen att göra lyckade Agila upphandlingar inom LOU. Kontakta gärna oss om du har frågor, feedback eller om du har ett lyckat exempel att dela med dig av.
Här kan du ta del av de goda exempel på lyckade Agila upphandlingar som vi har samlat hittills >
2 comments for “Så gör du effektstyrd upphandling inom LOU – videos”