Vad är Pocathon ”Big Room Event”?
I ett Pocathon (”proof of concept + hackathon”) , samlas kund och potentiella leverantörer för att hitta den bästa lösningen på kundens problem. I slutet på en Pocathon väljs vilken lösning som kunden väljer att gå vidare med. Detta kan ske ihop med ett leverantörsteam (vanligast) eller genom en sammansättning av flera leverantörer.
För att beskriva nytta med Pocathon, så är det lättast att börja med en fråga, ”vad behövs för en bra passning mellan kund och leverantör?”
Ett vanligt misstag i traditionella upphandlingsprocesser är att de fokuserar ojämförligt mycket på avtal och villkor.
Frågor som ”har vi rätt kompetens på plats för att lyckas med uppdraget?” eller ”har vi en bra samverkan mellan personerna vi tänker oss skall göra jobbet” hamnar lätt i skymundan. Det är dock i de senare frågorna den verkliga risken ligger.
I en Effektstyrd upphandling med Agila kontrakt är målet att lyckas leverera effekten i slutändan. Detta kräver att vi i tidig fas validerar att vi har rätt kompetens på plats, och att de tilltänkta människorna i projektet faktiskt fungerar ihop.
Under att Pocathon valideras flera saker parallellt
Detta gör Pocathon extremt tidseffektivt. Vad som kan ta månader av förhandling för komplexa lösningar klaras av på 2 dagar. En upphandlingsprocess för komplexa lösningar kan genomföras från start till mål inom 4-6 veckor.
Flera olika lösningsförslag kan utvärderas parallellt och snabba beslut kan tas även i det fall att en viss form av lösning påverkar de andra variablerna.
Leverantörsperspektivet
Tar man leverantörsperspektivet så är vanliga kommenterar att tekniken uppleves som rättvis och effektiv.
“This is the fairest contract we’ve ever agreed on!”
— various parties joined a Pocathon Big Room Event
En garanterad uppsida som sker är att Kunden får rak och direkt återkoppling på sin förfrågan. Orimligheter, som skulle sätta krokben för samarbetet lyfts fram och reds ut utan fördröjning.
En oväntad uppsida (även om man inte alltid skall räkna med det) som kan uppstå är att innovation sker genom att leverantörerna bygger på varandras idéer.
Förberedelser
Tydliggör Effektmål och business case
Input till dagen är ofta Kundens effektmål och affärsmål. Dessa dokumetaras med hjälp av en Lean-Agile Procurement Canvas.
Sätt spelreglerna innan dagen
Innan dagen behöver spelregler (working agreement) för sessionen sättas och signeras av deltagande leverantörer. Spelreglerna är viktiga för att alla skall kunna känna sig trygga samt bidra med 100% fokus och motivation. I spelreglerna kan regleras tex. vad som är ok att dela och vad som bör få stanna som affärshemligheter.
Hur Pocathon går till
Source: LAP Alliance – Principle Big Room Organization
Agenda
- Introduktion och agenda för de två dagarna
- Målet med sessionen (”definition of done”)
- Vision och Effektmål (kund)
- Behovsbild – kundsegmentering, personas, behov (kund)
- Agil roadmap – viktiga målsättningar (kund)
- Hitta bästa lösning och koncept (leverantörer). Huvudpunkten på agendan – det är här magin sker.
- Demo (leverantörer redovisar sina koncept)
- Återkoppling på koncepten
- Summering
Aktiv facilitering krävs
Sessionen leds av certifierade och oberoende faciliteter. Som facilatatör är det bra att känna till dessa goda praktiker när dagarna bedrivs
Liten faciliteringsguide
| Samlokalisering | Alla i samma rum, förutom för affärshemligheter som redovisas i privata sessioner |
| Tidsboxar | Tydliga tidsboxar för var punkt på agendan inklusive facilitering av dagen |
| ”Pull” | Självorganiserade levantörsteam som löser uppgiften |
| Transparens | Dela nya insikter, transparens så att leverantörerna kan se varandras förslag |
| Överraskning och problemlösning | Provtryck problemlösningsförmåga genom att lägga någon överraskning under dagen |
| Lyft märkligheter | Ta upp och adressera märkliga beteenden eller ovanor, som inte matchar Agila värderingar, direkt med den part det berör |
| Samverkan | Låt parterna som defakto skall skapa leveransen samverka under sessionen |
| Bra atmosfär! | Glöm inte att ha roligt och skapa en bra atmosfär! Sessionen bör vara givande för alla, även för de som inte får uppdraget. |
Case exempel – även utanför IT
Pocathon’s har använts för att upphandla komplexa lösningar utanför IT. Det finns idag referenscase bla ihop Logistik som upphandlats med stöd av denna teknik.
För vidare läsning inklusive en ”timelapse” video där du kan se ett verkligt event läs här.