Grundprincipen för Agil upphandling är att välja Kvalitet och Reell Förmåga över lägsta pris.
Det ekonomiska bakgrunden är att det vi söker optimera är Totalkostnaden under Produktlivscykeln. Som bekant är implementationsfasen en väldigt liten del av detta. Det du bygger på ett år skall underhållas i 20 år – samt någon gång i framtiden fasas ut. Detta gör det vanskligt att enögt stirra sig blind det lägsta implementationspriset. Paradoxalt brukar ett sådant val ofta öka dina totalkostnader, tex på grund av dyra inlåsningseffekter.
Hur skall jag behandla prissättning under upphandling om jag vill optimera livscykelkostnaden?
Vi kan koka ned det till fyra vägval
- Upphandla inte på pris över huvud taget. Bara på kvalitet och förmåga
- Använd en formel
- Vikta prisets andel av urvalskritieriet
- Upphandla ej på pris, utan på hållbar marginal och kör med öppna böcker
Ett gott råd: Oavsett ditt val, provtryck genom att simulera utfallet mot olika intervall av pris och kvalitet, för att se att önskat utfall uppstår.
1. Upphandla inte på pris över huvud taget
Ofta är de enkla lösningarna de bästa. I denna variant är prissättningen (tex. per tidenhet) redan förutbestämd av kunden. Valet från leverantören är då att välja att gå med i upphandlingen om jag finner prisnivån rimlig. Det eleganta med denna lösning är att priset helt plockas bort från bordet. Fokus handlar på kvalitet. Självfallet ställer detta stora krav på marknadskännedom och en viss fingertoppskänsla från kund på vad rimlig prisnivå är för den kompetens man söker. Exempel på upphandlingar som använt denna strategi finns bla hos Svenska Spel.
2. Använd en formel
Ett exempel kan vara att dividera pris (per enhet och tid) med kvalitet och förmåga i kvadrat.
Denna formel säger att en 4x ökning i pris matchas av en 2x ökning i kvalitet. Dvs. ökning i kvalitet viktas högre än motsvarande ökning i pris. Antagandet är att kvaliteten kommer att ha en avgörande effekt på livscykelkostnaden, vilket sträcker sig längre än implementationen. Exempel på upphandlingar som använt denna formel finns bla hos Svenska Kraftnät.
3. Vikta hur stor andel priset skall utgöra
Här gör vi en viktning av hur stor del Kvalitet och Reell förmåga, skall ha i utvärderingen jämte pris. Det bästa sättet att hitta viktningen är att bygga en enkel simulering med olika scenarios på pris och kvalitet för att hitta den viktning som ger önskat utfall. Exempel på upphandlingar som använt denna metod är tex. TLV.
4 – Hållbar marginal och Öppna böcker
Det fjärde alternativet är att skippa pris men att göra urvalet baserat på marginal. Det gör att leverantörerna vet på förhand vet hur stor marginal de kommer att få. Hur lång tid projektet kommer att ta, eller hur stor volym den kommer att omfatta, kan därmed hållas flexibelt. När detta kombineras ihop med öppna böcker får det effekten att frågan om egen ekonomisk vinning helt tas bort från bordet och deltagande parter kan fokusera 100% på att hitta rätt lösning på problemet. Se exempel : Karlstad sjukhus.