Vilken tids och budgetram behövs för att nå effektmålet?
Det är denna fråga som tid och budgetram försöker besvara. Det viktigaste att ta med sig är att det är bättre att vara ungefärligt rätt ute, snarare än att sträva efter att bli exakt och väldigt fel. Osäkerheten är ofta betydande i detta läge, men, detta är viktigt att komma ihåg: den är också kvantifierbar.
Med andra ord: Vi kan sätta en tid och budgeram, utan att känna till alla detaljer i lösningen.
Minska graden av osäkerheten över tid
För varje steg framåt vi tar, bör graden av osäkerhet minska. Under Behovsanalysen och Upphandlingen söker vi maximera lärandet så att vi stegvis kalibrerar vår Tid och Budgetram.
När vi väl når implementationen, är grundprincipen att vi håller tid och budget, dock kan lösningen vara variabel (sk. ”scope”). Detta möjliggör för ständigt lärande hela vägen fram till verksamhetseffekten är realiserad.
Hur gör jag för att hitta en tid och budgetram?
Det enklaste sättet är att göra en modellering och simulering av Tid och Budget. Låter det krångligt? Var inte orolig, en modellering kan vara väldigt enkel. Det är du som väljer hur pass avancerad modelleringen skall vara.
Om du har ett förhandlat förfarande, kan tid och budgetram kalibreras av leverantören, under förhandlingsfasen innan avtalsskrivande. Om öppet förfarande tillämpas, anses modelleringen och simuleringen av Tid och Budget vara ”tillräckligt bra” för att hoppa över kalibreringen innan avtalsskrivandet (bedömningen är då att en ev. förhandling inte nämvärt kommer minska osäkerheten i ramarna) och istället påbörja implementationen. Det är värt att komma ihåg att det är genom att faktiskt göra jobbet, som vi lär sig hur var den största osäkerheten finns samt hur det bäst bör adresseras.
Hur modelleras Tid och Budget? Den generella processen
Vad som påverkar tid och budget är väldigt beroende på vilken situation vi står inför. Ett IT projekt kommer ha andra faktorer att ta i beaktan än byggnationen av ett sjukhus. Låt oss kika på den generella processen.
- Vilka parametrar påverkar? Vi börjar med att beskriva vilka parametrar, som har en väsentlig påverkan på Tid och Budgetram. Ta anläggandet av en fotbollsplan som ett exempel. Storleken på planen, markförhållandena och om planen skall kunna användas till annat, kan vara variabler som har väsentlig påverkan.
- I nästa steg beskriver vi en enkel modell för hur de samverkar. Exempel : Ytan = Bredd x Höjd. Budgetram = Yta x anläggningspris/m2
- I detta steg kvantifierar vi parametrarna. Vad har anläggningspriset per kvadratmeter varit för motsvarande fotbollsplaner? Vi kanske genomför markprov för att validera markförhållandena. Vad vi får är ett spann för varje parameter.
- Det sista steget är iterativt, vi repeterar processen tills dess att värdet av ytterligare reduktion av osäkerhet < insatsen som krävs för att ta sig dit. När vi når detta steg är det dags att gå till implementationsfasen.
Viktigt att tänka på
Har du expertis på området? Om inte är det klokt att ta in extern expertis för detta steg.