Att effektivt lösa problem under projektets gång är en central förmåga.
För att se till att konflikter löses snabbt och smidigt är det vanligt att ett konfliktlösningsprotokoll finns beskrivet. Detta ingår normalt sett en del i samverkansbilagan som beskriver processen, ”hur vi arbetar”.
Konfliktlösningsprotokollet ser till att
- Att problem addresseras och löses medan de är små
- Att bägge parter tar sitt ansvar i problemlösningen
- Att problemen löses så nära informationen som möjligt. Det ger både effektiva och precisa lösningar.
- Att beslut och problemlösning sker inom givna tidsramar
Ibland kan de första stegen vara båda enkla och effektiva. Som i exemplet Karlstad sjukhus, där protokollet som ett första steg föreskrev att de aktiva parterna ”skulle ta en promenad i parken och diskutera lösningar” innan det eskalerades.
Det är dock viktigt att spelregler för konflikthantering sätts redan i avtalet, så att bägge parter känner en trygghet i att det finns spelregler för bägge parter för hur man tar tag i knepiga problem.