Kommunikationen förenklas mångfalt om parterna samlokaliseras, dvs placeras fysiskt bredvid varandra.
Det finns flera exempel på framgångsrika projekt som i efterhand rapporterat att just samlokaliseringen var en av de viktigaste framgångsfaktorerna. (ref: Karlstad sjukhus, Digitaliseringen av Danska Bolagsverket)
Detta gör att du vill ställa krav på att leverantören är villig att samlokalisera sina Agila team, och specifikt, de ledande rollerna, inom armlängds avstånd från de som de skall hjälpa.
Samtidigt så gäller det att ta i beaktande att just samlokaliseringskravet kan variera på individnivå över projektlivscykeln. Samlokalisering är av särskild vikt för att förtroende snabbt skall byggas upp mellan parterna.
Målförståelse, delaktighet mot det målet, skapande av gemensam kultur samt ansvarkänsla byggs upp genom att man träffar varandra dagligen.
När ett förtroende är etablerat, samt några leveranser av värde är gjorda, kan teoretiskt kraven på platsen samverkan 100% av tiden relaxeras en smula. Detta får dock inte ske på bekostnad av att förtroendet sjunker mellan parterna. Summerar vi ovanstående resonemang vill ställa kvalificeringskrav på samlokalisering så att:
- Ledande roller från bägge sidor, är i högre grad beroende av samlokalisering och fokus på uppgiften.
- Leverantören är beredd att samlokalisera sina Agila team i kundens lokaler
- En option kan byggas i upphandlingsunderlaget så att samlokalisering i en lägre grad än 100% av arbetstiden kan nyttjas under senare delar av projektet. Detta givet att leveranser skett på tid och med kvalitet, samt att ett förtroende har etablerats mellan parterna. Att minska samlokaliseringen (tex gå ned på 60%) får dock endast ske med kundens uttryckliga godkännande, samt givet att detta inte leder till att att förtroendet sjunker. Skulle förtroendet mellan parterna sjunka äger kunden rätt att dra tillbaka optionen.
Mallar och exempel
- Ladda ned exempel